Zapytanie ofertowe
Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Dolnośląska we Wrocławiu składa zapytanie ofertowe na przeprowadzenie audytu wraz z wykonaniem raportu, do dwóch projektów realizowanych przy wsparciu finansowym Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na podstawie umowy nr ZZO/000140/01/D zawartej w dniu 27 czerwca 2016 r., oraz umowy ZZO/000168/01/D zawartej 04 sierpnia 2017
Zamawiający:
Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Dolnośląska, ul. Nowa 6, 50-082 Wrocław, NIP: 897-172-05-40
Określenie przedmiotu oraz zakresu zamówienia:
1)
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu „ Cztery pory roku – ekologiczne zajęcia aktywizujące i rozwijające osoby niepełnosprawne”.
Zakres audytu obejmuje okres finansowania projektu, tj. 1 stycznia 2016r. do 31 marca 2018 r.
Zgodnie z wytycznymi PFRON audyt musi być przeprowadzony w ostatnim miesiącu danego okresu dofinansowania projektu.
Celem audytu zewnętrznego jest wydanie opinii w zakresie czy koszty poniesione w ramach realizacji zadania są kwalifikowalne, zadanie jest realizowane zgodnie z przepisami prawa, a także z wnioskiem i umową.
Audyt zostanie przeprowadzony w siedzibie ZHP Chorągwi Dolnośląskiej we Wrocławiu.
2)
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu „ Górska przygoda podczas XXV Ogólnopolskiego Rajdu Granica”.
Zakres audytu obejmuje okres finansowania projektu tj. 01 maja 2017r. do 30.11.2017r.
Zgodnie z wytycznymi PFRON audyt musi być przeprowadzony w ostatnim miesiącu danego okresu dofinansowania projektu.
Celem audytu zewnętrznego jest wydanie opinii w zakresie czy koszty poniesione w ramach realizacji zadania są kwalifikowalne, zadanie jest realizowane zgodnie z przepisami prawa, a także z wnioskiem i umową.
Audyt zostanie przeprowadzony w siedzibie ZHP Chorągwi Dolnośląskiej we Wrocławiu.
Informacje o projekcie:
Celem projektu „ Cztery pory roku…” jest zwiększenie samodzielności osób niepełnosprawnych obejmującego następujące zadanie: organizowanie i prowadzenie szkoleń, kursów, warsztatów, grup środowiskowego wsparcia oraz zespołów aktywności społecznej dla osób niepełnosprawnych – aktywizujących zawodowo i społecznie te osoby.
Projekt 2-letni, realizowany w terminie 1 stycznia 2016 – 31 marca 2018 r.
Całkowity koszt projektu 1.188.995,00 zł.
Ilość beneficjentów – 1.000
Celem projektu „ Górska przygoda ….” jest organizacja spotkania i imprezy integracyjnej o charakterze otwartym.
Projekt realizowany w terminie 01 maja – 30 listopada 2017 r.
Całkowity koszt projektu 225.240,80 zł.
Ilość beneficjentów – 250
Zakres zamówienia obejmuje:
1) przeprowadzenie audytu i przygotowanie Raportu z audytu, zgodnie z wytycznymi PFRON, a także innymi obowiązującymi przepisami i zasadami,
2) przygotowanie trzech egzemplarzy papierowych Raportu z audytu, oraz przekazanie go zamawiającemu również w wersji elektronicznej.
Oferta powinna określić cenę brutto oraz możliwy termin przeprowadzenia audytu.
Wykonawca przeprowadza audyt zewnętrzny projektu i opracowuje raport z audytu zgodnie
z wytycznymi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, zamieszczonymi:
Termin wykonania zamówienia:
Projekt „ Górska przygoda…”
Wykonawca przeprowadzi audyt i przygotuje raport z audytu pomiędzy 13.11.2017 r. a 30.11.2017 r.
Projekt „Cztery pory roku…”
Wykonawca przeprowadzi audyt i przygotuje raport z audytu pomiędzy 10.04.2018 r. a 30.04.2018 r.
Warunki jakie musi spełniać ubiegający się o udzielenie zamówienia Wykonawca:
Wykonawcą może być podmiot, który posiada niezbędne doświadczenie oraz dysponuje osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.
Przez podmiot o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmiot:
- dysponujący osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
- posiadający udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
- posiadający udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
- posiadający udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w ustawie o finansach publicznych
Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu zobligowany jest do złożenia:
- wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
- wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
- potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
- posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego projektu,
- jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
- osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
- w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
- jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
- jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który następnie audytuje,
- z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności.
Elementy, które musi zawierać raport z audytu:
Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:
- datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
- nazwę i adres podmiotu realizującego projekt,
- nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
- nazwę audytowanego projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego projektu,
- całkowitą wartość projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
- termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego projektu,
- imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
- termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
- okres objęty audytem zewnętrznym,
- cel audytu zewnętrznego,
- zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,
- podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
- informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
- ustalenia stanu faktycznego,
- wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
- określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
- uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
- podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie,
- Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.
Kryteria wyboru:
- najniższa cena brutto – 100 % (Cena zaproponowana i ustalona w ofercie jest ceną brutto, zawierającą obowiązujący podatek VAT i musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia. Cena ofertowa podana przez wykonawcę obowiązuje przez okres ważności umowy i nie podlega waloryzacji. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w PLN.
- kryterium dostępności /możliwość bezpośredniego, osobistego kontaktu z audytorem/
Warunki płatności
Na podstawie faktury, płatnej w terminie 30 dni od dnia wystawienia, przelewem na rachunek bankowy wskazany w fakturze.
Faktura zostanie wystawiona przez wykonawcę po przyjęciu przez Zamawiającego raportu końcowego z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem.
Miejsce i termin złożenia oferty:
Prosimy o przesłanie oferty e-mailem na adres ksiegowosc.chd@zhp.net.pl lub złożenie osobiście w biurze Zamawiającego: Wrocław, ul. Nowa 6, do 26 października 2017 r. do godziny 12.00
Osoba upoważniona do kontaktów:
Monika Drożdżyńska – księgowa – 071 736-01-05
