Oficjalna strona internetowa Dolnośląskiej Chorągwi Związku Harcerstwwa Polskiego

Zamówienia publiczne

166 0

Zapytanie ofertowe

Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Dolnośląska we Wrocławiu składa zapytanie ofertowe na przeprowadzenie audytu wraz z wykonaniem raportu, do dwóch projektów realizowanych przy wsparciu finansowym Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na podstawie umowy nr ZZO/000140/01/D zawartej w dniu 27 czerwca 2016 r., oraz umowy ZZO/000168/01/D zawartej 04 sierpnia 2017

Zamawiający:

Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Dolnośląska, ul. Nowa 6, 50-082 Wrocław, NIP:  897-172-05-40

Określenie przedmiotu oraz zakresu zamówienia:

1)

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu „ Cztery pory roku – ekologiczne zajęcia aktywizujące i rozwijające osoby niepełnosprawne”.

Zakres audytu obejmuje okres finansowania projektu, tj. 1 stycznia 2016r. do 31 marca 2018 r.

Zgodnie z wytycznymi PFRON audyt musi być przeprowadzony w ostatnim miesiącu danego okresu dofinansowania projektu.

Celem audytu zewnętrznego jest wydanie opinii w zakresie czy koszty poniesione w  ramach realizacji zadania są kwalifikowalne, zadanie jest realizowane zgodnie z przepisami prawa, a  także z wnioskiem i umową.

Audyt zostanie przeprowadzony w siedzibie ZHP Chorągwi Dolnośląskiej we Wrocławiu.

2)

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu „ Górska przygoda podczas XXV Ogólnopolskiego Rajdu Granica”.

Zakres audytu obejmuje okres finansowania projektu tj. 01 maja 2017r. do 30.11.2017r.

Zgodnie z wytycznymi PFRON audyt musi być przeprowadzony w ostatnim miesiącu danego okresu dofinansowania projektu.

Celem audytu zewnętrznego jest wydanie opinii w zakresie czy koszty poniesione w  ramach realizacji zadania są kwalifikowalne, zadanie jest realizowane zgodnie z przepisami prawa, a  także z wnioskiem i umową.

Audyt zostanie przeprowadzony w siedzibie ZHP Chorągwi Dolnośląskiej we Wrocławiu.

Informacje o projekcie:

Celem projektu „ Cztery pory roku…” jest zwiększenie samodzielności osób niepełnosprawnych obejmującego następujące zadanie: organizowanie i prowadzenie szkoleń, kursów, warsztatów, grup środowiskowego wsparcia oraz zespołów aktywności społecznej dla osób niepełnosprawnych – aktywizujących zawodowo i społecznie te osoby.

Projekt 2-letni, realizowany w terminie 1 stycznia 2016 – 31 marca 2018 r.

Całkowity koszt projektu 1.188.995,00 zł.

Ilość beneficjentów – 1.000

Celem projektu „ Górska przygoda ….” jest organizacja spotkania i imprezy integracyjnej o  charakterze otwartym.

Projekt realizowany w terminie 01 maja – 30 listopada 2017 r.

Całkowity koszt projektu 225.240,80 zł.

Ilość beneficjentów – 250

Zakres zamówienia obejmuje:

1) przeprowadzenie audytu i przygotowanie Raportu z audytu, zgodnie z wytycznymi PFRON, a także innymi obowiązującymi przepisami i zasadami,

2) przygotowanie trzech egzemplarzy papierowych Raportu z audytu, oraz przekazanie go  zamawiającemu również w wersji elektronicznej.

Oferta powinna określić cenę brutto oraz możliwy termin przeprowadzenia audytu.

Wykonawca przeprowadza audyt zewnętrzny projektu i opracowuje raport z audytu zgodnie
z wytycznymi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, zamieszczonymi:

http://www.pfron.org.pl/pl/zadania-zlecane-konkurs/2245,Wytyczne-dotyczace-audytu-zewnetrznego-zadanprojektow-finansowanych-w-czesci-lub.html

Termin wykonania zamówienia:

Projekt „ Górska przygoda…”

Wykonawca przeprowadzi audyt i przygotuje raport z audytu pomiędzy 13.11.2017 r. a  30.11.2017 r.

Projekt „Cztery pory roku…”

Wykonawca przeprowadzi audyt i przygotuje raport z audytu pomiędzy 10.04.2018 r. a  30.04.2018 r.

Warunki jakie musi spełniać ubiegający się o udzielenie zamówienia Wykonawca:

Wykonawcą może być podmiot, który posiada niezbędne doświadczenie oraz dysponuje osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.

Przez podmiot o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmiot:

  • dysponujący osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
  • posiadający udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub  projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3  zadania/projekty),
  • posiadający udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
  • posiadający udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.

Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w ustawie o   finansach publicznych

Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu zobligowany jest do  złożenia:

  • wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
  • wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na  temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
  • potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.

Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:

  • posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub  w  jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w  której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego projektu,
  • jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub  współzależnej,
  • osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
  • w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
  • jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub  jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub  będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
  • jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który następnie audytuje,
  • z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.

Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i  niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.

Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i  niezależności.

Elementy, które musi zawierać raport z audytu:

Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:

  • datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
  • nazwę i adres podmiotu realizującego projekt,
  • nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
  • nazwę audytowanego projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego projektu,
  • całkowitą wartość projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
  • termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego projektu,
  • imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
  • termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
  • okres objęty audytem zewnętrznym,
  • cel audytu zewnętrznego,
  • zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,
  • podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
  • informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
  • ustalenia stanu faktycznego,
  • wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze  wskazaniem ich wagi,
  • określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
  • uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
  • podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie,
  • Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być  ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.

Kryteria wyboru:

  • najniższa cena brutto – 100 % (Cena zaproponowana i ustalona w ofercie jest ceną brutto, zawierającą obowiązujący podatek VAT i musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia. Cena ofertowa podana przez wykonawcę obowiązuje przez okres ważności umowy i nie podlega waloryzacji. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w PLN.
  • kryterium dostępności /możliwość bezpośredniego, osobistego kontaktu z audytorem/

Warunki płatności

Na podstawie faktury, płatnej w terminie 30 dni od dnia wystawienia, przelewem na rachunek bankowy wskazany w fakturze.

Faktura zostanie wystawiona przez wykonawcę po przyjęciu przez Zamawiającego raportu końcowego z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i  jej  uzasadnieniem.

Miejsce i termin złożenia oferty:

Prosimy o przesłanie oferty e-mailem na adres ksiegowosc.chd@zhp.net.pl lub złożenie osobiście w biurze Zamawiającego: Wrocław, ul. Nowa 6,  do 26 października 2017 r. do  godziny 12.00

Osoba upoważniona do kontaktów:

Monika Drożdżyńska – księgowa – 071 736-01-05